Inleiding

Deze privacyverklaring is van atletiekvereniging AtH atletiek Helmond (hierna: AtH), gevestigd Coendersberglaan 47, 5709 MA Helmond en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 62826980.

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons en wij vinden het van het grootste belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. In deze verklaring hebben wij voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft.

Indien u vragen heeft naar aanleiding van deze verklaring, dan kunt u uw vragen altijd per e-mail stellen via het e-mailadres in de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

AtH houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In ieder geval zullen wij:

  • Uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en het soort persoonsgegevens die worden verwerkt, zijn beschreven in deze privacyverklaring.
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot uitsluitend die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Passende technische en organisatorische maatregelen treffen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is en blijft.
  • Nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens verstrekt zijn
  • Alle verkregen gegevens in geen geval aan derden beschikbaar stellen, verhuren of verkopen voor een ander doel dan waarvoor ze geregistreerd worden.
  • De rechten omtrent uw persoonsgegevens respecteren.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

De persoonsgegevens van onze leden worden door AtH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen die samenhangen met het lidmaatschap, zoals het bijhouden van de leden- en verenigingsadministratie.
  • Het vaststellen en innen van de contributie en overige kosten die voortkomen uit het lidmaatschap.
  • De informatieverstrekking vanuit de vereniging naar de leden en het uitnodigen van leden voor diverse bijeenkomsten.

Voor dit doel vragen wij op het inschrijfformulier bij aanmelding de volgende persoonsgegevens van u:

  • Naamgegevens (achternaam, roepnaam, voorletter(s)).
  • Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode, woonplaats).
  • Telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen).
  • Geboortedatum en geslacht.
  • Financiële gegevens (IBAN, tenaamstelling, betalingsperiode).
  • Toestemming ja/nee voor het gebruik van foto- en videobeelden op de website en de social media van AtH en naamgegevens ten behoeve van uitslagen-, persoonlijke records- en klassementsoverzichten op de AtH website.
  • Datum aanmelding en handtekening.

Na beëindiging van het lidmaatschap worden uw persoonsgegevens volgens wettelijke regels voor leden- en verenigingsadministraties nog zeven jaar bewaard.

Verwerking van persoonsgegevens niet-leden

Persoonsgegevens van niet-leden (bijvoorbeeld incidentele vrijwilligers, sponsoren, Vrienden van (donateurs) of nieuwsbriefabonnees) worden door AtH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • De informatieverstrekking en gerichte contacten.
  • Het versturen van digitale berichten, waaronder e-mails en nieuwsbrieven.

Voor bovenstaande doelstelling vragen wij de volgende persoonsgegevens van u:

  • Naamgegevens (achternaam, roepnaam, voorletter(s)).
  • Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode, woonplaats).
  • Telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen).

Deze gegevens bewaren we zolang u vrijwilliger of nieuwsbrief-abonnee bent. Daarna worden ze binnen twee maanden verwijderd.

Verwerking van persoonsgegevens bij aanmelding evenementen

Bij digitale aanmelding voor een evenement kunnen wij u om persoonlijke gegevens vragen. Welke gegevens dit zijn zal afhankelijk zijn van het soort evenement. Deze gegevens zullen bewaard worden tot maximaal twee maanden na afloop van het evenement. Met uw toestemming zullen we de gegevens bewaren om u voor toekomstige evenementen uit te nodigen.

Website

AtH houdt op haar website algemene bezoekgegevens en statistieken bij. Het IP-adres, het tijdstip van opvraging en ingevulde gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Deze gegevens worden anoniem verzameld en zijn niet terug te voeren naar een persoon.

Contactformulieren

Berichten die via een contactformulier worden ingevuld, worden doorgestuurd naar de betreffende functionaris binnen de vereniging. Deze berichten worden maximaal drie maanden bewaard.

Foto’s en video’s op de website en sociale media

Tijdens wedstrijden en evenementen worden regelmatig foto’s en video’s gemaakt. Leden, vrijwilligers en andere belanghebbenden stellen het doorgaans op prijs deze foto’s en/of video’s te kunnen bekijken. Als lid, vrijwilliger of deelnemer aan een evenement geeft u – via het inschrijfformulier – AtH toestemming om eventueel van u gemaakte foto’s en video’s te publiceren. U kunt echter altijd bezwaar maken tegen deze publicatie via het e-mailadres dat u onderaan deze privacyverklaring vindt. Hierna worden deze foto’s en/of video’s verwijderd.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Zonder uw toestemming verstrekt AtH uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst die AtH met u heeft en als AtH wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. Als lid van AtH wordt u ook altijd lid van de Atletiekunie (AU) en dus ontvangt deze organisatie uw persoonsgegevens via de (geautomatiseerde) ledenadministratie die AtH voert.

Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

U hebt het recht AtH te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens, tenzij AtH op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. Deze rechten zijn echter niet absoluut en kunnen onderhevig zijn aan onze eigen rechtmatige belangen en wettelijke vereisten. Als u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, geeft AtH deze verwijdering door aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van AtH hebben ontvangen.

Beveiliging van persoonsgegevens

AtH treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Minderjarigen

Indien u zich als minderjarige wenst te registreren dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.

Links naar andere websites

De website van AtH kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van AtH. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. AtH raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Wijziging van het privacybeleid

AtH past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze actueel en in lijn met geldende wet- en regelgeving te houden. Op de website wordt steeds de meest recente versie van onze Privacyverklaring gepubliceerd. AtH raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen informeert AtH haar leden en vrijwilligers via e-mail en de website.

Contactgegevens

In het geval u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of AtH wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Verantwoordelijke functionaris: secretaris van AtH, secretaris@atletiekhelmond.nl

Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen over onze verwerking van uw persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Datum laatste aanpassing: 9 juli 2018